审计视角下基层住宅专项维修资金管理中存在的问题及建议

住宅专项维修资金是由购房者缴纳,专项用于住宅共用部位、共用设施设备保修期满后的维修、更新、改造的资金。规范运作维修资金的收缴及管理使用,不仅能够维护资金安全,更是保障住宅所有权人的合法权益的要求。近年来,住宅专项维修资金的申请使用逐步正规,使用频率也随着房屋“老化”逐年上升,但是笔者在审计中发现,基层部门在收缴、管理及使用过程中仍存在维修资金制度不健全、代收企业滞留维修资金等问题,需要引起有关部门的重视。

一、存在的主要问题

(一)维修资金管理制度不健全。目前,各级政府部门出台的商品住宅维修基金等制度较为完善详细,但是大多未建立保障性住房及城中村改造安置住房等非商品住宅相关维修资金制度,一般仅在《物业管理条例》或临时性通知等规定中简要描述,未制定住宅专项维修资金的补交、续交标准等相关制度,不利于维修资金的后续管理和使用。同时,信息化建设制度尚不完善,基层主管部门虽已建立了综合管理业务系统,对维修资金进行管理,但是这个业务信息系统功能仍不完善,无法实现网络查询、监督投诉等功能,公众难以查询资金明细信息及余额情况,限制了有效的社会监督。

(二)维修资金缴存监管不科学。部分企业存在滞留及欠收维修资金的情况。审计中发现个别企业代收的维修资金未及时上缴至相关主管部门,形成滞留,资金缴存管理缺乏制约机制,容易形成企业挪用资金的风险。个别小区还存在房屋已出售、业主已入住,但业主未缴纳房屋维修资金的情况,此类现象老旧小区遗留问题较为突出。另外,维修资金上缴后管理过程中分账设置落实不到位,虽然已将维修资金按房屋户门号设分账,但仍无法实现对分账资金余额情况进行查询、对银行存款增值收益及时分配等。

(三)维修资金使用管理不便捷。有的资金使用程序不合规,存在流程倒置的现象;有的申请及审核资料填写不完整、不规范,无法核实使用的真实性;另外,部分物业公司申请使用维修资金时,主管部门审核周期长、门槛高、手续复杂,增加了使用难度,使专项维修资金难以及时发挥应有的作用。

二、审计建议

(一)健全管理制度,提高资金制度保障。主管部门应根据实际情况尽快制定完善具体实施办法,按规定建立保障性住房及城中村改造安置住房等非商品住宅相关维修资金制度;进一步完善补交、续交制度标准和流程制度,建立健全信息化管理制度,堵塞漏洞,确保缴纳管理使用精准发力有据可依。

(二)提升信息化水平,提高资金管理水平。住宅专项维修资金涉及的人数多、数据量大,为提高管理效率,保证数据的准确性,对信息系统存在不完善的模块主管部门应及时进行升级、完善,加强与竣工验收主管部门相关信息的共享,避免楼房交付环节存在的管理漏洞。同时加大宣传力度,让业主充分认识并了解维修资金管理及使用情况,在楼房交付、维修节点主动对接开发企业及物业企业,熟悉资金管理使用情况。

(三)严格资金使用监管,提高资金使用绩效。主管部门加强对资金申请、受理、审核、拨款等各环节流程的公开力度与监管水平,及时协调使用过程中存在的各类问题,做好与业主委员会等部门的对接,安排专人对项目全程跟踪、督导,严把工程质量、做实工程验收,确保资金使用安全规范,提高维修资金的使用绩效,维护好广大业主的切身利益。