公立医院零星维修工程风险分析及管理建议

医院零星维修工程主要指对医院建筑物的内部设施进行修缮和改造,旨在改善医院的医疗环境,满足医疗需求。零星维修工程因其金额小、频次高、内容杂等特点,容易成为医院管理的盲区。笔者结合对公立医院零星维修工程审计的思考,针对医院管理过程中各环节的风险点,提出几点管理建议。

一、公立医院零星维修工程管理存在的风险

(一)项目采购风险。零星维修工程由于单次金额小,部分公立医院选择每年进行一次统一采购,由固定的施工单位在合同期内为医院提供维修服务。市场竞争不充分导致施工单位与医院长期合作,对医院的内部流程、基建管理人员比较熟悉,容易出现舞弊及贪污腐败问题。同时,医院对零星维修的范围界定不清,出于赶进度等原因,将部分大中型工程项目肢解,按零星维修工程实施,以达到规避招标的目的。

(二)施工过程风险。一是监管不到位。零星维修工程因数量多,突发性强,存在同一时间多地点、多项目同时施工情况,而医院基建管理人员不足,对每个工程项目的施工现场无法做到实时监管,项目完工后也无法及时进行现场验收,导致工程量的真实性和准确性存疑,容易出现材料高估冒算、以次充好,虚报施工人员数量和工作时间等问题。二是变更不规范。零星维修工程往往缺乏规范详细的设计图纸和工程量清单,导致施工过程中变更增多,而变更签证经常存在施工过程描述不清,材料品牌、规格记录不全等问题,导致工程造价的确认存在较大风险。

(三)结算审计风险。零星维修工程规模较小且所涉及的金额不大,因此医院基建管理部门常常为了方便,习惯积累到一定的项目数量后,按月甚至按季度报送内审部门进行结算审计。审计时间和工程完工时间相隔太久,造成施工现场难以准确核验,审计工作风险较大。同时,医院对部分功能性用房的施工工艺有专业要求,结算时无法直接套用现有的工程定额,在审核价格时内部审计人员常常缺乏依据,难以判定价格的合理性。

二、公立医院零星维修工程管理建议

(一)重视采购过程的管控。一是规范采购程序。采购需求中严禁设置特殊的资格审核条件以排斥其他潜在投标人,重点审核投标供应商之间是否存在关联关系;对于大中型项目,严格履行招投标程序,达到公开招标金额的应招尽招,严禁将整体项目肢解为若干小项目。二是建立评价机制。可以通过遴选入库的方式同时选取3至5家定点零星维修工程施工单位,通过施工质量、工期长短、用料用工价格等因素横向评价各单位服务水平,促使施工单位良性竞争;将施工单位高估冒算、虚报瞒报等行为的处理处罚方式写入合同条款,从源头上加强工程质量管控。

(二)完善施工过程的监管。一是部门联合监管。基建管理部门人员应经常深入施工现场,对整个施工过程进行监督、管理、把关;临床诊室人员应协同监督,对本诊室范围内的工程做到实时监控,防止怠工、误工等行为。二是规范变更流程。项目实施前,施工单位应与基建管理部门和临床诊室充分沟通,做好项目规划,完善图纸设计和工程量清单,施工中对确需变更的项目,应严格按照“先批准、再变更、后实施”的原则办理变更流程,变更签证应事实清晰,详细记录用料用工内容,对记录不清的签证,结算时可不予认定。

(三)加强工程结算的审计。医院应完善工程结算审计制度,医院内审部门对基建管理部门报送资料的时限和资料的完整性、真实性应作出明确要求。内审部门接收资料后应做好统筹规划,对规模小、金额少的工程可自行实施审计,对规模大、较复杂的项目应及时聘请第三方审计,总体上做到及时报送、及时审计的目的。同时,内审人员可通过以往审计结果、市场询价、咨询工程造价专家等多种渠道获取合理的工程修缮市场价格,该价格即可为当次审计提供参考,也可作为协议价格写入后续的维修协议中,从而保证价格的合理性。