浅析小工具在审计作用中的发挥

在信息化浪潮席卷各行各业的今天,审计行业领域亦不能错失时机,科技强审的步伐也同时加快前进。大数据技术的兴起给审计工作创造了新的时代机遇,笔者作为在审计信息化一线工作的审计人员,结合笔者所在审计机关小工具创新应用情况及自身工作体会,谈一谈个人见解。

小工具创新应用情况。审计机关将小工具创新性地应用到不同的审计场景,有力有效解决了工作中面临的一些困境。一是文件整理场景。日常审计工作中经常需要互转pdf与word文件,专业工具需要收费,利用网络平台在线转换速率低、不适合涉及敏感信息的文件。对此,审计人员使用了万彩办公大师OfficeBox软件,实现了本地本机离线批量互转。二是数据预处理场景。例如,面对大量Excel报表数据、Word数据、PDF数据的汇总工作,人工复制粘贴工作量大,且容易出错,在时间紧任务重的情况下,可能影响审计质量。对此,审计人员分别使用了EXCEL合并助手、Word文档合并工具、万彩办公大师OfficeBox软件,实现了对指定文件夹中指定Excel文件、指定Word文件、指定PDF文件的本地本机离线批量合并。以往的情况来看,集中人力资源编写语句或人工复制粘贴拆分,需要耗费数小时乃至一整天的时间。对此,为提高审计工作效率和精确度,审计人员使用了疑点拆分工具(DataPie),实现了根据表的特定字段自动拆分审计疑点。三是数据采集上报场景。例如,在财政收支数据采集上报工作中,需要对所有归集文件按规则标准化命名,光是对各色繁杂文件进行命名,就需要大量重复性工作。在进行审计数据分析时,收集到的政策类数据往往是纸质文件、PDF、word文档,以网页格式的非标准化数据,人工整理汇总难度极大、费时费力。针对这种情况,审计人员探索使用了批处理BAT小工具,实现了对归集文件的批量复制并重命名工作。还有的审计人员探索使用了网络爬虫工具“后羿采集器”,实现了一键式、自动式批量采集网页非结构化数据并生成结构化数据Excel汇总表。四是文本数据分析场景。例如,在某政府投资项目审计中,需要比对分析不同标段同一类型的投标技术文件,筛查计算内容重复率,得出重复率较高结果,锁定疑点范围。单项目的投标技术文件数量极大,每份文件动辄百页以上、数十万字,采用人工比对方式耗时很久且低效,难以高效实现比对结果。针对此种情况,审计人员使用了Python文本分析工作,通过Python文本计算的方式完成了比对工作,大大提高了审计工作效率。再如,在某领导干部任期经济责任审计中,需要从大量的会议纪要中中寻找线索并确定审计重点,以往通过人工核对分析,既耗费精力,效率也不高。对此,审计人员使用了AnyTXTSearcher文件搜索工具,通过关键字快速从百余份会议纪要中搜索和定位了涉及关键字的会议,再通过利用AnyTXTSearcher广泛的文件支持、全文搜索能力和自定义设置等功能特性,快速找到这些会议纪要中所需的审计内容,最后根据每次会议纪要出现审计内容的频率来快速精准确定审计重点。五是网页数据处理场景。数据采集时存在一种情况为,文本数据运载于web网页之中,需要将文本数据逐页逐条挖掘复制下来,以进行归集整合处理。举例说明,在某县财政审计中,需要从web网页数据中挖掘数据的审计事项,大量分散的web数据五花八门、十分分散,这项工作需要执行大量重复性操作,不仅耗时耗力,还容易导致审计人员因浏览网页视觉疲劳导致操作失误,造成事倍功半。对此,审计人员使用了虚拟机器人“影刀RPA”,该应用属于AI半自动化技术,可以实现web数据的快速、无间断、自动化的抓取,避免了人工采集效率低下、疲劳采集容易出错的问题,大幅提高了审计工作效率。

小工具应用的优势与效果。审计中运用的各类小工具,以其便捷、高效、智能的特点,正在审计领域发挥着举足轻重的作用。一是提升了审计效率。以往在审计中处理非结构化非标准化数据,整理汇总难度极大、低效化、费时费力。而现在使用小工具之后,大大减少了人类身体容易疲劳、操作不稳定、差错率较高等生理因素影响,使数据的处理更加自动化、更加快速便捷,大大减轻优化了审计人员的工作内容,提高了数据利用率。二是提高了审计质量。以往在审计中数据的资料收集整理分析工作完全由人工进行,受每个人的主观思维影响可能会有所偏颇、有所遗漏或纰漏的情况,而现在使用小工具收集整理分析数据,就会大大减少因人而异的主观思维影响而导致的遗漏或错误,为稳定、可靠的、标准化的审计工作质量提供了科技赋能,为降低审计风险发挥了重要作用。三是提高了非结构性数据转化利用水平。以往在审计工作种,大部分主要为结构性数据,即规律性强、二维结构的数据库结构数据。一旦碰到非结构性数据,比如网页web数据、PDF、图片数据,其收集、整理、分析比较、整理的难度极大就增大了。而现在灵活运用小工具小应用之后,使得原来重复性高、内容枯燥的非结构化数据工作处理更加快速,提高了非结构化数据的利用率。

小工具的开发应用前景。通过使用这些新技术,逐步发现小工具、小应用具有广泛开发应用前景与应用价值。一是小工具使用门槛低、成本小,对于审计机关可用性较强。小工具大都是审计人员容易掌握且免费的,不需要再次学习,省时省力,提升审计工作质量和效率,推广和复制性较强。同时,还具有开发成本小、代价低的特点,许多小工具大量采用免费应用资源或者较低的成本代价,有的应用仅需开通会员即可使用。再加上通过审计人员用户口口相传或跨地区交流融合,不断提升小工具、小应用的发展前景,迅速为研发小工具注入源源不断的新动能。二是小工具应用于行业审计业务领域范围逐步广阔。在财政审计、经济责任审计、固定资产投资审计等各类审计项目中,都需要从审计对象或互联网上采集和获取各类数据。在不同的审计行业领域,使用适合的小工具来处理数据,可以有效节约人力资源,为越来越多的审计行业领域增加便捷体验。这注定预示着,审计小工具的开发,相比资金、技术集大成者的“大平台”“大型应用系统”,将会具有更为广阔的发展前景。三是有针对性地运用小工具,有助于挖掘研发市场潜力。部分小工具的代码是在网上免费公开的,技术壁垒不高,容易掌握,审计人员可以根据不同的审计场景加以运用。

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