行政事业单位固定资产管理的问题及建议

行政事业单位固定资产是国有资产的重要组成部分,加强对行政事业单位固定资产管理,对于提升行政事业单位国有资产管理整体水平、更好地服务与保障单位履职和事业发展具有重要意义。笔者结合审计工作经验,通过揭示行政事业单位国有资产管理存在的普遍问题,提出几点思考与建议,以达到优化国有资产管理的目的。

一、管理存在的问题

(一)固定资产管理意识不强,部门资产管理待加强

行政事业单位的固定资产主要是通过财政拨款方式购置,部分单位人员存在着“重资金轻资产、重预算轻支出”的思想,导致对固定资产管理重视程度不够并缺乏固定资产管理风险意识。在固定资产管理工作中,没有设置专门的固定资产管理部门及专业的资产管理人员,资产采购、验收入库、领用保管、日常维护、报废处置等多个内控环节存在权责不明确、职责未分离的情况,以致于固定资产管理容易处于失控的状态,存在较大的安全风险。部分单位虽然制定了资产管理的各类制度,但未能严格有效执行,对单位固定资产也未进行合理优化配置,没有科学分析固定资产的使用效率,造成固定资产闲置浪费。

(二)固定资产财务核算与资产使用脱节,家底不清账实不符

由于行政事业单位历经机构改革职能调整、部分资产更新换代周期缩短及少数单位历史遗留问题等原因,单位之间的固定资产交接互换可能存在着手续不全、登记不实、交叉管理等情况。同时,以前基本以手工记账为主,固定资产台账过于简单,没有登记完整的固定资产明细账,未能定期清查盘点单位固定资产,且会计核算部门与实物管理部门缺乏协同管理机制,久而久之,固定资产发生变动,经办人员发生变更,导致家底不清账实不符,造成资产流失或贬值。当前,随着新政府会计制度的出台,固定资产的会计核算体系相应发生变化,但部分单位缺少专业能力强的会计人员,对新政府会计制度政策解读不到位,未能正确依据规定对固定资产进行核算。  

(三)固定资产管理监督不到位,信息化建设程度不高

行政事业单位固定资产的审批、采购、使用等各个环节都需要有效的审查与监督,部分单位缺乏完善的固定资产监管机制,即使制定了相关的固定资产监管机制,也会出现执行不到位的情况。同时,部分行政事业单位内部各部门之间缺乏有效沟通,无法形成有效约束。虽然前几年国家要求大部分行政事业单位对固定资产进行全面的清产核资,建立了行政事业单位资产管理信息系统,但许多单位仍存在不及时更新数据,对资产的使用状态、位置变化未做完整的登记,有漏记、错记、信息滞后等情况,信息变动即时性缺失,导致信息化管理运行质量不高,决策者无法真实地了解资产状况,不能有效地利用信息系统进行合理的资源配置,难以提升行政事业单位固定资产管理效率。

二、加强管理的建议

(一)加强固定资产管理意识,完善固定资产管理制度

行政事业单位要同等重视资产管理与资金管理,设立专门的部门并配备专业的人员对固定资产进行管理和清查,妥善解决历史遗留问题,在摸清固定资产存量、闲置资产、账外资产和制定配置标准之后,合理配置固定资产。另外,根据最新的文件精神,结合本单位实际情况不断细化完善固定资产管理体系,包括固定资产的预算编制、申购审批、资产验收、登记入账、领用调拨、盘点清查及处置等方面的各项制度,制定各岗位责任人的具体职责、范围、权限,明确责任分工,以利于各岗位责任人相互牵制、相互监督,形成完整资产监控体系,不断优化固定资产管理水平,确保固定资产管理步入“高效”的管理轨道。

(二)提高人员专业素养,完善固定资产清查制度

行政事业单位从制度和业务层面上对专业人员开展培训,要求会计核算人员及时掌握最新的政策法规和会计处理业务,资产管理人员加强对资产的采购、验收、维护保养、报废报损等业务知识的培训,提高资产管理技能,提高固定资产的使用效率,从根源上提高管理资产的水平,并加强会计核算人员与资产管理人员的沟通,及时核对和更新固定资产的相关信息,避免信息的脱节。加强对固定资产的管控清查力度,制定完善的固定资产盘点制度,不定期对单位固定资产进行盘点,年末对固定资产进行清查。从固定资产形成“入口”到资产处置“出口”、从资金安排“源头”到资产使用“末端”,对固定资产全生命周期实行动态监控,保证账、实、卡一致,做到摸清家底、账实相符。

(三)加强信息化系统建设力度,完善固定资产监管机制

行政事业单位应借助现代信息技术手段,加强行政事业单位国有资产管理信息化建设,将资产、业务和财务系统的数据对接起来,建立高效共享的资产数据库,对固定资产在采购、管理、使用和报废各个环节进行信息化管理,提高固定资产使用和监管的有效性。同时及时处理损坏及淘汰的资产,提高资产管理的精细度。行政事业单位内部还应当完善内部监督管理制度,加强资产管理部门、财务部门、资产使用部门间的沟通交流,各部门间共享固定资产购置的申请、使用、处置信息,对固定资产管理形成一个完整“闭环”进行全方位监督,将全面监督落实到各个环节、岗位及个人。外部监管部门如财政、审计、纪检等部门加大对行政事业单位的监管力度,严格对固定资产进行抽查,严肃处理账实不符等情况,督促行政事业单位管好用好固定资产,提高资产使用效益。