审计人的良兵利器——EXCEL

妙一：分类汇总查阅凭证库

利用AO审计对财务数据进行分析时，在运用SQL语句查询的同时，对凭证库进行详查也是必要的，在AO中查阅凭证库数据预览窗口较小，各分录之间没有隔行，容易混淆，不利于详细查阅，通过EXCEL的分类汇总功能可以直观显示每一个分录：

首先，从凭证库中选择需要的字段，编写SQL语句“Select 科目编码,科目名称,凭证日期,凭证号,摘要,借方金额,贷方金额,源凭证号 from凭证库 order by 凭证日期,凭证号, 借方金额 desc,贷方金额”，执行到自由表；

然后，导出至EXCEL，去掉无用数据，在EXCEL菜单栏选择“数据——分类汇总”项，设置“凭证号”为分类字段，“借方金额”和“贷方金额”为汇总项，汇总方式选择“求和”，确定。

执行分类汇总后如图示，每笔分录之间自然隔行，借贷方金额自动求和，便于详细查阅。

妙二：表格轻松转入Word文档

Excel强大的制表功能令很多办公一族都感受到过它的方便与实用。可是在一些情况下,却需要我们将excel表格转换成word文档。

对于用惯了excel的人来说,直接用word制表调整起来很不方便,当前普遍的做法是：先用excel把表格做出来，然后再粘到word里。可是粘过去后格式全变了，还得重新进行调试，到最后还不一定能调整好，费时又费力。

其实，完全可以按下述方法进行转换。

一、用excel编辑好一个表格，然后点“文件”----“另存为web页”。web页就是网页文件，在“保存选项”处把“保存整个工作簿”调整成“选择：工作表”，把默认文件名“page.htm”根据实际情况改成你所需要的名字，如：“工作表.htm”，点“保存”。注意，在改名时绝对不可以把后面的.htm去掉，只要改“.”前面的部分就可以了。

二、找到刚才保存好的“工作表.htm”，直接点鼠标右键，选择“打开方式”里的“打开程序”选项，在列表中找到“word”，选中并确定。

三、用word程序打开该文件后，不要做任何编辑操作，直接点“另存为”，把文件名改成“工作表word版”，把保存类型选成“word文档”，点“保存”即可。

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