浅谈政府采购的数据分析技巧

近年来,随着技术的发展,大数据审计也越来越多应用于审计工作,审计人员利用数据分析手段,着力于挖掘出更多隐藏在水下的“冰山”,但如何从庞杂的数据中快速锁定审计重点,也考验着每一个审计人员。尤其是在推行预算执行审计全覆盖中,通过数据分析,可以进一步快速定位审计方向,本文以某系统为例,谈谈如何通过大数据分析,从资金角度抽丝剥茧,从而发现由于主管部门缺乏监管、人为干预二级预算单位采购事宜,导致相关预算单位在政府采购过程中产生的问题的方式方法。

一、审计数据的准备与处理

(一)数据准备工作。取得主管部门及所属二级预算单位的资金流水,主要为国库流水数据,按照标准格式即预算单位、支付摘要、支付金额、支付对象、支付日期等关键性数据整理成支付表格,命名为“原始数据表”,做好前期数据准备工作。

(二)数据处理阶段

1.采用表格透视功能,将整理好的表格以“支付对象”为透视主体,汇总数据后进行排序,分析相关的“支付摘要”,将与政府采购相关、支付频率高、支付金额大的“支付对象”,初步确定为此次需要重点分析的供应商,并从“原始数据表”中分解出该批次重点供应商本年度供应的支付明细数据,分别命名为“供应商支付明细表”。

2.进一步分析“供应商支付明细表”,通过“支付摘要”细分供应商提供的服务事项,分析该供应商提供的采购内容,并将该供应商提供的服务事项按照同一内容分别再次切分表格后,以“预算单位”为主体透视表格,形成按预算单位分布情况的统计表,用以确定该供应商的供应范围,命名为“预算单位供应表”。

3.针对分析出的供应商的供应范围,对辐射二级预算单位数量多、金额大的采购内容,再次按照采购内容回到第一张支付表中,筛选出相同服务的所有供应商,形成按采购内容统计的情况表,并以“支付对象”与“预算单位”为主体进行透视,算出各供应商及预算单位使用的资金占总体资金的比率,并命名为“采购内容明细表”。

二、审计数据分析

(一)分析延伸方向

1.从“供应商支付明细表”来说,单个供应商采购内容应当是单一的,若同一供应商存在多个采购事项,应当查阅供应商的基本工商信息等,判断该供应商是否具备相关的资质及实力,甚至是否存在违法转分包等问题。

2.从“预算单位供应表”来说,同一货物、服务下供应商下的标准采购量、标准采购单价应当差异不大,如存在较大差异,排除取数质量因素后,需着重关注偏离市场值的各二级预算单位采购情况,梳理相关差异存在的主要表现形式,用以分析相关差异的合理性。

3.从“采购内容明细表”来说,同一货物、服务下,供应商供应二级预算单位数量的分布占比大致出现两种情况,即统一由个别供应商供应,或是供应商分散随机供应。若出现多个供应商,但个别供应商占比极高,应当考虑主管部门存在人为干预二级预算单位采购的情况,当然针对出现由个别供应商单独供应的,排除主管部门采用正规采购程序集中采购的因素,也应当考虑可能存在的人为干预行为。

(二)确定延伸重点

1.横向确定重点延伸内容。一是将可能存在人为干预的采购行为,作为本次的延伸重点,即以《中华人民共和国政府采购法》为依据,针对采购金额较大的政府采购事项,按照采购金额大小,确认是否需要进行集中采购、招投标程序等,对出现供应商货物、服务供应过于集中的采购项目,重点审查主管部门是否存在项目拆标、指定、干涉等行为;二是将部分二级预算单位采购内容相同,且各预算单位均经过招投标程序,但是多个预算单位的采购供应商仍然过于集中的采购项目作为延伸重点,审查采购人、代理人或供应商是否存在虚假招标、干涉招投标、围标、串标等违法行为。三是综合研究审计调查事项,针对同质同量服务单价标准不一的采购事项,在各预算单位间进行价格横向对比,进一步确认差异化供应的情况。

2.纵向确定重点延伸对象。一是以二级预算单位作为延伸对象,选取相同采购内容,但采购价格明显偏离市场供应价格的预算单位作为延伸调查的重点,重点分析采购价格明显存在差异的理由是否合理;二是采购供应商作为延伸对象,选取存在垄断性供应的供应商进行延伸审计,尤其是重点延伸同质同量服务单价标准不一的供应商、存在围标串标嫌疑的供应商,了解供应商差异化供应的手段及原由。

三、审计的调查与取证

审计分析完成后,需要针对情况进行延伸审计调查。

(一)对于主管部门的审计调查。一是取得主管部门及下属二级预算单位相关采购事项的预算编制情况,审查上述采购事项是否存在由主管部门统一代编预算;二是询问分管采购事项的科室对该采购事项的指导意见;三是对可能存在人为干预的采购事项,询问了解其干预的原因及方式方法。

(二)对于二级预算单位的审计调查。一是询问选择供应商的程序,尤其是对可能存在人为干预的采购事项,应当询问其选择供应商的深层次原因,对上级机构存在拆标、指示、暗示的事项进一步审计取证;二是检查二级预算单位相关采购事项执行情况与绩效情况,观察其采购需求是否合理,采购计划是否执行,用以区分是属于上级干预、或是自身履职尽责不到位等原因导致的采购问题。

(三)对于供应商的审计延伸调查。针对部分明显存在采购问题的供应商,询问调查供应商的起始供应时间,必要时应审阅供应商的财务账簿;针对招投标项目中中标过于集中的供应商,应当统计该供应商中标的项目中参与投标的所有投标人,审查相关企业基本信息,进一步审查是否存在明显围标串标迹象,充足围标串标证据;针对不同二级预算单位同一货物、服务进行差异化供应的供应商,可以横向比对测算该供应商供应货物的实际进货成本,及定价标准的合理性,用来判断供应商是否存在提供假冒产品、虚高定价、甚至于行贿等关于采购方面的问题。

利用数据分析,不仅可以在政府采购中,通过资金的流向,并联合外围数据来判断关联关系,进一步确认审计的风险点,也可以延伸至其他的领域,同时结合数据分析判断出各类流程在执行过程中存在的缺陷,更容易提出可行性的审计建议,做好审计“治已病、防未病”,从而避免财政资金的损失。

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