审计数据整理小记

数据整理是计算机数据审计中的重要一环。由于被审计单位数据来源众多、种类繁杂,往往会存在不少数据质量问题,这些问题将直接影响审计人员工作效率和后续审计工作所得出的审计结论的准确性。因此,数据采集后,审计人员必须对从被审计单位获得的原始电子数据进行整理。从被审计单位采集来的电子数据类型一般包括:系统导出的Excel业务数据、Sql server数据库文件以及其他系统导出的格式,最常见的是Excel表格和Sql server数据库文件。笔者结合审计实践,浅谈一下在审计工作中遇到过的数据整理方面的经验做法。

一、Excel表格数据整理

Excel提供了数据导入、导出以及数据排序、筛选、分类汇总等比较实用的数据操作功能,还可以很直观地进行插入、删除、修改字段或数据记录的数据整理工作,方便快捷地进行数据值的复制、粘贴、清除。当遇到以下几种情况时,可以直接通过Excel表格进行初步的数据整理工作:

一是当遇到被审计单位提供的或审计人员采集到的数据本身就是Excel表格数据时,部分数据整理工作可直接在Excel中进行。将Excel表格进行统一列格式、去除重复项、合并表格等操作,为后续的数据分析工作打好基础。

二是数据表存在大量值缺失的情况,而且这些值缺失没有明显可以加以分类的条件时。这种情况下,数据整理主要依靠审计人员手工进行填充,而Excel方便、快捷的复制、粘贴功能为这类数据清理提供了强大的帮助。

三是对于数据量小、任务较轻的数据整理工作,可以使用Excel表格, 操作简单、省时省力。

二、Sql Server数据库整理

Sql Server是关系数据库的标准语言,Sql语言集数据查询、数据操纵、数据定义和数据控制功能于一身,是一种高度非过程化的语言。Sql语言不仅可以嵌入到程序设计语言中使用,还可以直接以命令方式交互使用,使得审计人员在数据整理的过程中能清楚地掌握被整理数据的实时状况,及时纠正所发现的错误和问题。当遇到以下几种情况时,可以通过Sql Server数据库进行数据整理工作:

一是数据来源较多,需要以Sql Server为平台对采集到的数据进行集成的情况,如Oracle格式和Sql格式集成的数据格式,这时使用Sql语言进行数据整理就是其中的重要一环。

二是数据表中存在的需要整理的数据质量问题具有一定的规律性的情况。通过归纳数据的格式规律,可以通过多条SQL命令来完成数据整理工作,将电子数据转换为审计人员需要的表格视图。

三是数据量较大,存在同一类型数据质量问题的记录较多的情况。将数据导入Sql Server数据库,使用Sql语言进行数据整理,可以简化操作、节约时间、大大提高审计效率。