审计师徒的档案情缘

光阴荏苒,日月如梭。一转眼,我参加工作已有30年,并与审计档案工作结下了不解之缘。

1993年5月,我毕业后来到湖北省黄石市审计局,在局办公室从事文印打字兼公文交换员工作,办公室的档案管理员刘凤英是我的师傅,我亲切地称她为“刘师傅”。当时单位的办公条件十分简陋,打字室、档案室和几个业务科室在一个屋子里,档案室在最里间,平时门都关着,我很好奇,就请刘师傅打开看看。刘师傅打开一道铁梭门、再打开一道木门,拉开并不亮堂的灯泡,在昏暗的灯光下,我看到里面是几排绿铁皮对开门柜子,每排有5层,每个柜门上标注着档案类别名称和年度,旁边是索引目录和文件档案目录,所有的档案和档案目录都是手工整理编写。屋子里有一股淡淡的樟脑丸味道,虽然条件简陋,但是档案室里十分干净整洁、档案都整整齐齐地放在柜子里面。刘师傅说:“随着市局审计工作和审计业务的开展,档案种类和数量逐年增加。审计档案是审计监督工作过程和结果的重要载体,反映了审计工作成效及审计项目质量,又具有重要的鉴证作用,审计档案非常重要!”刘师傅的教导使我对繁琐枯燥的审计档案工作有了新认识。

后来,市审计局搬到新建的九层办公楼,档案室搬到四楼,设置了库房、办公室、阅文室,档案柜也重新订制了一批木质的柜子,配置了铁门、铁窗、空调等,办公条件大为改观。为进一步加大档案规范化管理力度,使档案管理工作目标更上一个台阶,2007年,局党组把档案管理晋升省特级作为加强机关基础建设和争创全国文明单位的一项重要工作来抓,加大了资金投入,对档案室及相关设备和档案实物陈列室进行了全面改造和装修,购置了8组档案密集架,购买了档案管理系统软件。局里将档案工作领导小组组成自查小组,我作为自查小组成员之一,积极配合刘师傅对局历年档案重新进行了全面清理、立卷、归档。这些资料时间跨度长、资料陈旧、封皮包装不一,重新整理返工的工作量很大。在一年的时间里,刘师傅手把手指导我们将所有类别的档案资料,特别是照片档案,全部重新按时间、按类别逐一整理、编号、写题名、内容,统一卷面封皮,规范书写,并逐一录入档案管理软件系统,加班加点在规定时间内把所有的档案整理好,摆放在全新的档案密集架上。在这个过程中,我收获了很多,刘师傅严谨细致认真的工作作风和强烈的工作责任心深深地影响了我,在以后的工作中,我时常提醒自己,要像刘师傅那样干一行、爱一行、钻一行。

2016年8月,我接过了市审计局档案管理工作的接力棒。局领导十分重视档案工作,对局机关档案室和荣誉陈列室进行装修改造,设置了库房、办公室、阅文室和荣誉室实现“四室分开”,在档案室安装防盗门、防盗窗和监控探头,增设不锈钢隔断栏,做好“八防”。档案管理的要求越来越严格,要做好绝非易事,其工作之繁琐,从年头贯穿到年尾,涉及审计工作的方方面面,档案资料是否收集齐全完整、档案分类是否正确合理、档案质量高低、档案目标管理能否顺利通过考评验收,直接关系到全体干部职工的切身利益。在那段时间里,我打起十二分的精神,为了尽快熟悉管理规定和操作流程,我积极向省厅办公室、市档案局档案馆的档案专家和局内档案专业前辈请教学习,结合省厅业务培训和有关要求,按照审计署审计文件材料立卷归档操作规程,统一局机关审计档案的归档卷内目录样式,规范书写内容模板,对各科室送交的每一卷审计文件材料进行全面检查指导,对不符合要求的指出问题退回重新返工,直到整改符合装订和移交的要求。我还设计了一套方便整理装订的小工具,手把手指导审计人员整理、装订档案。

为加强单位的档案管理水平,我组织部门成员学习宣传贯彻《中华人民共和国档案法》《湖北省档案管理条例》等法律法规,利用审计大讲堂和全市审计系统春训机会,开展档案业务知识培训。几年来,局档案工作在原有基础上进一步发展,档案管理软硬件条件、档案管理水平、案卷质量、档案信息资源的开发利用等都取得了长足的进步,局机关档案工作目标管理连续多年通过省特级复查和认定考评。

现在随着计算机技术的发展,档案工作实现了无形和有形结合、数据电子化等,但审计档案工作者干一行、爱一行、钻一行的精神却自始至终都没有改变。我也要把这种精神继承好、发扬好、传递好。